Giao hàng đã trở thành một phần không thể thiếu đối với các nhà hàng tại Đức. Trong bối cảnh này, việc ghi nhận Lieferung đúng chuẩn trong hệ thống Kasse không chỉ giúp tách biệt doanh thu, tính thuế chính xác mà còn đảm bảo dữ liệu TSE minh bạch khi Finanzamt kiểm tra. Nhiều chủ quán chỉ xem đây là một thao tác nhỏ, nhưng thực tế toàn bộ quy trình thuế, báo cáo, đối chiếu nền tảng như Lieferando, Wolt hay Uber Eats đều phụ thuộc vào cách nhập Lieferung. Bài viết sẽ phân tích rõ giá trị của chức năng này và hướng dẫn nhập đúng để tránh rủi ro.
1. Hiểu đúng bản chất của Lieferung trong hệ thống Kasse
Để vận hành đúng chuẩn, điều đầu tiên là hiểu vì sao chức năng Lieferung tồn tại và vai trò của nó trong kiểm soát dữ liệu. Khi một đơn hàng được giao đi thay vì dùng tại quán, việc chọn Lieferung giúp hệ thống:
- Nhận diện bản chất đơn hàng là giao tận nơi.
- Tự động áp dụng thuế suất dành cho món mang đi.
- Ghi lại toàn bộ thông tin bắt buộc trong TSE như thời điểm tạo đơn, hình thức thanh toán, địa chỉ giao, mã đơn và tổng giá trị.
Nếu để sai chế độ (ví dụ “Im Haus”), hệ thống sẽ tự hiểu là món dùng tại quán, dẫn đến sai thuế suất và lệch dữ liệu doanh thu. Các lỗi này khi bị phát hiện trong kiểm tra thuế đều phải giải trình rất phức tạp.
2. Khi nào bắt buộc phải sử dụng Lieferung?
Việc sử dụng Lieferung không phụ thuộc vào nền tảng giao hàng nào. Chỉ cần đơn không được dùng tại quán thì phải nhập dưới chế độ này.
Điều này bao gồm: đơn từ Lieferando, Wolt, Uber Eats, đơn khách gọi điện yêu cầu giao, đơn giao đến văn phòng, đơn đặt tiệc, hoặc đơn mang đi có giao tận nơi.
Dữ liệu theo chế độ Lieferung được tách biệt hoàn toàn với doanh thu tại chỗ, giúp báo cáo cuối ca và cuối tháng rõ ràng, tránh việc cộng dồn sai lệch khi đối chiếu công nợ với các nền tảng giao hàng.
3. Cách nhập đơn Lieferung đúng chuẩn GoBD – KassenSichV
3.1. Bật đúng chế độ trước khi nhập món
Điểm mấu chốt là phải kích hoạt Lieferung trước khi bấm món. Nếu thao tác sai thứ tự, hệ thống sẽ tự áp thuế suất của món dùng tại quán. Điều này khiến bon bị sai ngay từ đầu và không còn hợp lệ theo chuẩn TSE.
3.2. Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc
Mỗi đơn Lieferung phải đi kèm các thông tin như tên khách, mã đơn và địa chỉ giao. Với đơn đến từ nền tảng giao hàng, mã đơn cần phải được nhập để đảm bảo đối chiếu chính xác vào cuối ca hoặc cuối tháng. Khi nhà hàng tự giao, địa chỉ càng bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch của TSE.
3.3. Chọn chính xác hình thức thanh toán
Một lỗi phổ biến là để mặc định thanh toán bằng tiền mặt. Với đơn Lieferando đã thanh toán online, cần chọn đúng mục thanh toán như “Lieferando Abrechnung”. Việc chọn sai dẫn đến việc doanh thu tại quán tăng không đúng thực tế, gây lệch khi cân đối báo cáo tháng.
4. Những sai sót phổ biến khi nhập Lieferung
Một sai sót rất thường gặp là nhập tổng doanh thu Lieferando chung trong một lần thay vì nhập theo từng đơn. Cách làm này khiến dữ liệu không còn chi tiết và mất toàn bộ dấu vết giao dịch trong TSE. Khi Finanzamt yêu cầu trích xuất dữ liệu, nhà hàng sẽ không thể chứng minh nguồn gốc của từng đơn.
Ngoài ra, nhiều nhà hàng quên nhập phí giao, giảm giá từ nền tảng hoặc chênh lệch hoa hồng. Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu thuần và cần phải hiển thị rõ trên bon Lieferung để tránh hiểu nhầm.
Một lỗi hay gặp nữa là để sai thuế suất. Món giao đi áp thuế khác với món phục vụ tại chỗ. Khi quên chọn Lieferung, hệ thống tự mặc định thuế suất của món tại quán, dẫn đến sai đồng loạt.
5. Lợi ích dài hạn khi ghi nhận Lieferung đúng chuẩn
Khi quy trình nhập Lieferung được thực hiện chính xác, toàn bộ dữ liệu bán hàng trở nên rõ ràng, minh bạch và dễ quản lý hơn. Chủ quán có thể kiểm tra đối chiếu với nền tảng giao đồ ăn nhanh hơn, vì mỗi đơn đều có mã rõ ràng. Báo cáo ca, phân ca và bàn giao giữa nhân viên cũng trở nên dễ dàng.
Trong trường hợp Finanzamt kiểm tra, chỉ cần trích xuất dữ liệu TSE là đủ. Không cần thêm bảng excel, ghi chép ngoài hệ thống hay giải thích về chênh lệch. Đây là điểm then chốt giúp nhà hàng giảm rủi ro và tăng độ tin cậy với cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, việc nhập đúng Lieferung còn giúp chủ quán theo dõi chính xác nguồn doanh thu, đánh giá xem giao hàng hay bán tại chỗ mang lại nhiều lợi nhuận hơn để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
Lieferung không đơn thuần là một nút bấm mà là một phần quan trọng trong cấu trúc vận hành của mọi nhà hàng sử dụng Kasse. Việc nhập đúng Lieferung ngay từ bước đầu sẽ giúp tránh sai thuế suất, tránh lệch doanh thu và đảm bảo dữ liệu minh bạch khi kiểm tra thuế. Một hệ thống Kasse được sử dụng đúng và đầy đủ chức năng không chỉ giúp chủ quán yên tâm hơn khi vận hành mà còn tối ưu hóa công việc quản lý trong dài hạn.
