Trong ngành Nails, Spa, Salon tại Đức, gutschein là một trong những nguồn mang lại doanh thu lớn, đặc biệt vào những thời điểm cao điểm như Giáng sinh, Valentine, Mother’s Day hay sinh nhật. Tuy nhiên, đây cũng là chủ đề khiến nhiều chủ tiệm gặp rắc rối trong các đợt kiểm tra thuế, bởi đa số vẫn chưa hiểu đúng bản chất thuế của gutschein, không nắm được cách nhập chuẩn trên Kasse và chưa phân biệt rõ đâu là “tiền tạm giữ” và đâu là “doanh thu thực sự”. Bài viết này cung cấp phân tích toàn diện, hệ thống và chuyên sâu về cách nhập gutschein đúng chuẩn thuế và đúng yêu cầu của Kasse 2025.

1. Hiểu Đúng Về Gutschein Theo Quy Định Thuế Tại Đức

1.1 Bản chất của gutschein: tiền trả trước, chưa phải doanh thu

Khi khách mua một gutschein, họ chưa sử dụng dịch vụ. Điều này có nghĩa ở thời điểm bán, tiệm không thể ghi nhận khoản tiền đó như doanh thu. Về mặt thuế, đây được xem là khoản khách tạm ứng trước cho một dịch vụ sẽ diễn ra vào tương lai. Do chưa có dịch vụ nào được thực hiện, thuế chưa thể được tính và Kasse không được ghi khoản này vào Umsatz. Đây chính là lý do nhiều tiệm bị lệch doanh thu nếu nhập sai, đặc biệt vào các mùa bán thẻ quà tặng cao điểm.

1.2 Gutschein theo giá trị và theo dịch vụ

Dù khách mua một thẻ trị giá 50 hoặc 100 euro hay một thẻ cho dịch vụ cụ thể như Massage 60 phút hay Maniküre, bản chất thuế vẫn không thay đổi. Tiệm vẫn chưa thực hiện dịch vụ nên vẫn không được ghi doanh thu. Việc hiểu rõ nguyên tắc này giúp chủ tiệm phân loại đúng giữa khoản thu tạm giữ và doanh thu phát sinh khi khách quay lại sử dụng thẻ.

2. Lý Do Cần Nhập Gutschein Đúng Chuẩn Trên Kasse

2.1 Đảm bảo chính xác dữ liệu khi kiểm tra thuế

Finanzamt thường xem xét rất kỹ mảng gutschein, bởi đây là khu vực dễ sai nhất. Nếu tiệm ghi nhận sai thời điểm doanh thu, cơ quan thuế sẽ yêu cầu điều chỉnh và truy thu. Sai sót ở khu vực này được xem như ghi nhận sai bản chất kinh tế của giao dịch – một lỗi nghiêm trọng trong quản lý thuế.

2.2 Tránh méo doanh thu vào mùa cao điểm

Tháng 11 và tháng 12 là thời điểm bán thẻ quà tặng nhiều nhất. Nếu tiệm nhập gutschein như Umsatz hai tháng này sẽ bị đẩy lên rất cao nhưng lại giảm mạnh ở tháng sau. Điều này khiến báo cáo tài chính thiếu trung thực và khiến Steuerberater gặp khó khăn trong việc lập báo cáo năm.

2.3 Giảm rủi ro thất thoát trong quản lý nội bộ

Khi không có quy trình theo dõi gutschein rõ ràng, nhân viên có thể nhập sai, làm mất mã thẻ hoặc tạo ra sự thiếu minh bạch trong việc theo dõi giá trị còn lại. Sự thiếu chính xác này có thể kéo theo thất thoát mà chủ tiệm không hề hay biết.

3. Quy Trình Nhập Gutschein Đúng Chuẩn Trên Kasse

3.1 Quy trình bán gutschein và lý do không được ghi vào Umsatz

Khi bán một gutschein, Kasse phải được thao tác theo đúng bản chất của giao dịch. Chủ tiệm phải chọn mục bán thẻ quà tặng hoặc mục “Vorauszahlung”, tuyệt đối không được chọn nhóm dịch vụ như Nails, Spa hoặc Salon. Ở bước này, hệ thống chỉ được ghi lại rằng một khoản tiền tạm ứng đã được nhận, nhưng không được coi đây là doanh thu. Bon in ra cần thể hiện rõ mệnh giá thẻ, ngày bán và ghi chú rằng giao dịch này không phát sinh thuế. Đây là yêu cầu bắt buộc theo luật và cũng là tài liệu mà Finanzamt sẽ kiểm tra đầu tiên.

3.2 Quy trình ghi nhận doanh thu khi khách sử dụng gutschein

Chỉ tại thời điểm khách quay lại dùng thẻ, doanh thu mới thực sự phát sinh. Lúc này, chủ tiệm phải bấm đúng dịch vụ mà khách sử dụng, để hệ thống tự tính thuế theo mức của dịch vụ đó. Phương thức thanh toán phải được chọn là gutschein. Khi thực hiện đầy đủ các bước này, Kasse mới ghi nhận Umsatz đúng và đầy đủ. Đây là thời điểm duy nhất mà thuế được tính, thay vì lúc bán thẻ.

3.3 Cách xử lý Restwert khi khách sử dụng không hết

Nếu khách sở hữu một gutschein trị giá 100 euro nhưng chỉ dùng dịch vụ trị giá 70 euro, Kasse phải ghi lại số tiền còn lại là 30 euro. Số dư này phải được bảo lưu trong hệ thống, không được ghi tay và không được bỏ qua. Khi Finanzamt yêu cầu đối chiếu lịch sử sử dụng của một thẻ, họ cần thấy đầy đủ từng lần sử dụng và giá trị còn lại.

3.4 Xử lý khi khách đổi dịch vụ hoặc muốn hoàn tiền

Theo quy định, gutschein không được hoàn lại tiền mặt. Tuy nhiên, khách hoàn toàn có thể đổi sang dịch vụ khác có giá trị tương đương hoặc cao hơn. Dù khách đổi dịch vụ, giao dịch vẫn không được ghi nhận là doanh thu nếu không có dịch vụ nào được thực hiện. Việc hoàn tiền dưới mọi hình thức đều là sai quy định và là lý do gây rủi ro lớn trong kiểm tra thuế.

4. Các Sai Lầm Thường Gặp Khi Nhập Gutschein

4.1 Ghi gutschein thành doanh thu ngay khi bán

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất mà nhiều tiệm mắc phải. Việc ghi nhận sai như vậy khiến doanh thu bị phình lên, thuế bị tính sai thời điểm và báo cáo tháng không phản ánh đúng hoạt động thực tế của tiệm. Trong kiểm tra thuế, đây là lỗi được đánh giá nặng vì thể hiện sự thiếu minh bạch.

4.2 Không lưu mã gutschein và không theo dõi lịch sử sử dụng

Nếu không có mã thẻ, chủ tiệm không thể biết ai đã sử dụng, sử dụng bao nhiêu lần và còn lại bao nhiêu giá trị. Điều này tạo ra khoảng trống dữ liệu mà Finanzamt có thể đánh giá là quản lý kém hoặc cố ý thiếu minh bạch.

4.3 Nhập gutschein như giảm giá

Một số tiệm nhầm lẫn giữa gutschein và rabatt. Hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau. Rabatt làm giảm giá trị hóa đơn và giảm doanh thu, còn gutschein chỉ là phương thức thanh toán nên không làm thay đổi giá dịch vụ. Ghi nhầm dẫn đến số liệu sai lệch kéo dài trong cả năm tài chính.

4.4 Ghi doanh thu từ gutschein khi thẻ đã hết hạn

Nhiều chủ tiệm cho rằng khi thẻ hết hạn, giá trị còn lại có thể được ghi vào Umsatz. Điều này hoàn toàn sai. Một thẻ hết hạn không đồng nghĩa với việc doanh thu phát sinh. Giá trị không được sử dụng của thẻ phải tiếp tục được ghi nhận như nghĩa vụ chưa thực hiện.

5. Yêu Cầu Pháp Lý Về Gutschein Theo Chuẩn Kasse 2025

5.1 Mọi giao dịch liên quan gutschein phải được ghi qua TSE

Từ năm 2025, tất cả giao dịch bán hoặc sử dụng gutschein đều phải đi qua hệ thống TSE để đảm bảo tính xác thực và chống gian lận. Nếu có giao dịch nào nằm ngoài TSE, đó sẽ được xem là vi phạm và bị xử lý.

5.2 Bon phải thể hiện đúng bản chất giao dịch

Một bon hợp lệ khi bán thẻ phải thể hiện rõ ràng rằng không có thuế phát sinh và giá trị của thẻ được ghi rõ. Còn bon khi sử dụng thẻ phải thể hiện dịch vụ cụ thể, giá trị dịch vụ, thuế suất và phần giá trị được thanh toán bằng gutschein.

5.3 Kassenbuch phải khớp với giao dịch gutschein

Kassenbuch phải phản ánh đúng số tiền nhận được từ bán thẻ, số tiền đã dùng và số dư chưa sử dụng. Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào, chủ tiệm có thể bị coi là ghi sổ không minh bạch.

6. Quản Lý Gutschein Hiệu Quả

6.1 Theo dõi báo cáo tháng một cách chi tiết

Việc có một báo cáo chi tiết theo tháng cho phép chủ tiệm hiểu rõ tổng thẻ bán, tổng thẻ sử dụng và phần giá trị còn lại. Đây là dữ liệu cần thiết để Steuerberater xử lý sổ sách và để tiệm tự bảo vệ mình khi bị kiểm tra thuế.

6.2 Đào tạo nhân viên đúng quy trình 1 chiều

Nhân viên phải hiểu rõ quy tắc rằng bán thẻ không tạo doanh thu và chỉ khi dịch vụ được thực hiện mới phát sinh Umsatz. Nhân viên cần được hướng dẫn cách thao tác đúng nhằm tránh sai số trong vận hành.

6.3 Sử dụng Kasse có tính năng quản lý gutschein tự động

Một hệ thống Kasse tốt cần có khả năng lưu mã thẻ, trừ giá trị còn lại, lưu lịch sử sử dụng và xuất báo cáo tự động. Đây là nền tảng giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tránh sai sót khi kiểm tra thuế.

Việc nhập gutschein đúng chuẩn không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng đảm bảo sự minh bạch và bền vững trong kinh doanh Nails, Spa, Salon tại Đức. Khi hiểu rõ bản chất, vận hành theo đúng quy trình và sử dụng hệ thống Kasse phù hợp, chủ tiệm sẽ tránh được sai sót, bảo vệ lợi ích tài chính và hoàn toàn tự tin khi đối mặt với bất kỳ cuộc kiểm tra nào từ cơ quan thuế.