Bắt đầu từ năm 2025, hệ thống thuế của Đức chính thức bước sang giai đoạn số hóa toàn diện: mọi giao dịch B2B phải sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn E-Rechnung. Đây là một thay đổi mang tính bắt buộc, ảnh hưởng trực tiếp tới nhà hàng, quán ăn, tiệm nails, tiệm tạp hoá của người Việt đang kinh doanh tại Đức.
Nếu bạn vẫn còn đang sử dụng Kasse cũ, in hóa đơn giấy, hoặc gửi file PDF cho đối tác, thì đã đến lúc cần chuẩn bị nghiêm túc — vì từ 01.01.2025, hóa đơn truyền thống sẽ không còn được Finanzamt chấp nhận trong nhiều trường hợp.
Bài viết này giúp bạn hiểu rõ bản chất E-Rechnung, tác động đến hệ thống Kasse, và các bước chuẩn bị thực tế để không bị “vướng luật” khi quy định mới chính thức áp dụng.
E-Rechnung 2025 là gì – và tại sao các chủ quán Việt cần chú ý?
1. “Hóa đơn điện tử” không còn là tùy chọn
E-Rechnung (viết tắt của Elektronische Rechnung) nghĩa là hóa đơn điện tử được phát hành, truyền và lưu trữ dưới dạng dữ liệu có cấu trúc, chứ không còn là file PDF hay ảnh chụp hóa đơn như trước đây.
Điểm khác biệt lớn nhất là:
- E-Rechnung phải có tệp XML chứa dữ liệu chi tiết (người bán, người mua, mã thuế, ngày, tổng tiền…).
- Các phần mềm kế toán hoặc Kasse có thể đọc và ghi nhận tự động dữ liệu này, không cần nhập thủ công.
- Mỗi hóa đơn phải tuân thủ chuẩn EN 16931, tương thích với XRechnung hoặc ZUGFeRD – hai định dạng đang được Đức công nhận chính thức.
Từ 01.01.2025, mọi doanh nghiệp hoạt động tại Đức – kể cả quán ăn, tiệm nails, Imbiss hay mini-market – bắt buộc phải có khả năng nhận hóa đơn điện tử chuẩn E-Rechnung từ đối tác hoặc nhà cung cấp.
2. Giai đoạn chuyển đổi và lộ trình áp dụng
Để tránh gây quá tải, chính phủ Đức chia việc áp dụng E-Rechnung thành 3 giai đoạn:
- Từ 01.01.2025:
- Mọi doanh nghiệp phải có khả năng nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Các nhà cung cấp có thể chọn gửi PDF hoặc E-Rechnung, nhưng nên chuyển dần sang định dạng chuẩn.
- Giai đoạn 2026–2027:
- Các doanh nghiệp có doanh thu trên 800.000 € phải bắt đầu gửi hóa đơn E-Rechnung cho đối tác trong nước (B2B).
- Các doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể gửi PDF nếu bên nhận đồng ý.
- Từ 01.01.2028:
- Toàn bộ doanh nghiệp tại Đức bắt buộc phải xuất và nhận hóa đơn điện tử theo chuẩn E-Rechnung.
- Việc gửi hóa đơn PDF đơn thuần sẽ không còn hợp lệ về mặt thuế.
E-Rechnung ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống Kasse tại Đức?
1. Từ KassenSichV đến E-Rechnung – bước tiến bắt buộc của số hóa
Từ năm 2020, các quán ăn và tiệm nails tại Đức đã quen với quy định KassenSichV – yêu cầu mỗi máy tính tiền (Kasse) phải có TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) để ghi nhận và bảo mật dữ liệu giao dịch.
Đến 2025, yêu cầu này được mở rộng thêm một tầng mới:
Dữ liệu bán hàng từ TSE sẽ phải kết nối được với hệ thống hóa đơn điện tử E-Rechnung, giúp Finanzamt dễ dàng đối chiếu doanh thu và hóa đơn đầu ra.
Điều đó có nghĩa là:
- Hóa đơn in ra cho khách vẫn được giữ để phục vụ B2C,
- Nhưng mọi hóa đơn B2B hoặc hóa đơn nội bộ (giao dịch với nhà cung cấp, nhập hàng, thuê dịch vụ…) sẽ cần được phát hành hoặc tiếp nhận dưới dạng E-Rechnung, không phải PDF.
2. Yêu cầu kỹ thuật cho Kasse trong thời kỳ E-Rechnung 2025
Để đảm bảo hoạt động đúng luật, hệ thống Kasse của bạn cần đáp ứng thêm các tiêu chí sau:
- Tạo và lưu được dữ liệu hóa đơn ở định dạng XML
→ Máy hoặc phần mềm phải hỗ trợ xuất hóa đơn E-Rechnung theo chuẩn XRechnung hoặc ZUGFeRD.
→ Nếu bạn dùng máy đời cũ chỉ có PDF, cần nâng cấp firmware hoặc phần mềm kế toán tích hợp. - Kết nối với phần mềm kế toán có khả năng xử lý E-Rechnung
→ Kasse nên có khả năng tự động đồng bộ dữ liệu sang phần mềm kế toán để hóa đơn được gửi/nhận đúng chuẩn. - TSE và E-Rechnung phải trùng khớp về dữ liệu
→ Khi Finanzamt kiểm tra, doanh thu ghi nhận trong TSE và trong hóa đơn điện tử phải khớp từng ngày.
→ Nếu lệch, có thể bị nghi ngờ gian lận doanh thu hoặc khai thiếu thuế. - Lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm
→ Ngoài bản PDF, bạn bắt buộc phải lưu file XML gốc không chỉnh sửa.
→ Các phần mềm đạt chuẩn E-Rechnung thường có module tự động sao lưu để đáp ứng quy định này. - Khả năng gửi hóa đơn điện tử qua Peppol hoặc API bảo mật
→ Một số nhà cung cấp và đối tác lớn (ví dụ Lieferando, Wolt, Metro…) sẽ dần chuyển sang yêu cầu gửi hóa đơn qua mạng Peppol.
→ Kasse có tích hợp sẵn API này sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối.
3. Những lỗi phổ biến khiến chủ quán dễ bị phạt
Qua kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm chủ quán Việt, có 3 lỗi thường gặp trong giai đoạn chuyển sang E-Rechnung:
- Dùng phần mềm chỉ xuất PDF, không có dữ liệu XML → không đạt chuẩn E-Rechnung.
- Không lưu trữ bản điện tử, chỉ in giấy → vi phạm nghĩa vụ lưu trữ theo §14b UStG.
- Doanh thu TSE và hóa đơn không khớp, dẫn đến truy thu thuế trong kỳ kiểm tra (Kassennachschau).
Vì vậy, ngay cả khi hệ thống Kasse của bạn hoạt động ổn định, hãy kiểm tra lại khả năng xuất – nhận – lưu hóa đơn điện tử trước khi bước sang năm 2026.
Các bước chuẩn bị cho E-Rechnung 2025 dành cho chủ quán Việt tại Đức
1. Kiểm tra và cập nhật hệ thống Kasse
Liên hệ nhà cung cấp để hỏi rõ:
- Máy có hỗ trợ xuất E-Rechnung theo định dạng ZUGFeRD hoặc XRechnung không.
- Có thể nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp và lưu đúng chuẩn không.
- Nếu không, họ có kế hoạch nâng cấp firmware hoặc phần mềm cloud trong năm 2024–2025 không.
Với các hệ thống Kasse đời cũ (chỉ in bon giấy hoặc PDF), cần xem xét nâng cấp lên dòng Kasse mới có module E-Rechnung tích hợp sẵn.
2. Kết nối với phần mềm kế toán chuẩn E-Rechnung
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán độc lập, hãy đảm bảo phần mềm đó:
- Có API nhận và gửi E-Rechnung,
- Tự động lưu trữ dữ liệu XML 10 năm,
- Hỗ trợ xuất báo cáo DSFinV-K và Kassenbuch đồng bộ với TSE.
Nhờ vậy, dữ liệu Kasse – kế toán – hóa đơn sẽ liên kết chặt chẽ, tránh sai lệch khi Finanzamt đối chiếu.
3. Thiết lập quy trình hóa đơn điện tử trong tiệm
Một quy trình chuẩn nên gồm:
- Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, kiểm tra xem có file XML không.
- Khi xuất hóa đơn cho khách doanh nghiệp, chọn chế độ “E-Rechnung” thay vì PDF.
- Lưu cả bản PDF và XML trên cloud hoặc ổ cứng bảo mật.
- Đối chiếu định kỳ giữa dữ liệu Kasse và file E-Rechnung để phát hiện lệch sớm.
4. Đào tạo nhân viên và kế toán
Giải thích cho nhân viên hiểu rõ:
- Sự khác biệt giữa “PDF invoice” và “E-Rechnung”.
- Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ (có dữ liệu XML).
- Tầm quan trọng của việc lưu trữ đúng định dạng, tránh xóa file hoặc đổi tên.
Một sai sót nhỏ trong lưu trữ điện tử có thể khiến Finanzamt không công nhận hóa đơn, dẫn đến truy thu hoặc phạt chậm kê khai.
E-Rechnung 2025 – bước tiến bắt buộc nhưng mang lại lợi ích lâu dài
Nhiều chủ quán ban đầu lo ngại rằng quy định mới này “rườm rà” và “tốn chi phí”.
Nhưng trên thực tế, E-Rechnung giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và yên tâm hơn trong các kỳ kiểm tra thuế:
- Không cần nhập tay hóa đơn: phần mềm tự đọc và ghi nhận.
- Giảm rủi ro bị phạt do sai sót hoặc lưu trữ thiếu.
- Dễ dàng chứng minh doanh thu hợp lệ khi Finanzamt kiểm tra Kassennachschau.
- Tăng uy tín với đối tác Đức, vì bạn tuân thủ quy định kế toán mới nhất.
Chuyển đổi sang E-Rechnung không chỉ là bắt buộc, mà còn là cơ hội để hiện đại hóa toàn bộ hệ thống bán hàng và kế toán của người Việt tại Đức – minh bạch, chuyên nghiệp, và tiết kiệm hơn về lâu dài.
