Từ năm 2025, quy định Bonpflicht tiếp tục được siết chặt trong ngành Gastronomie tại Đức. Mỗi giao dịch bán hàng, dù nhỏ nhất, đều bắt buộc phải tạo Bon và sẵn sàng cung cấp khi khách cần. Bên cạnh đó, nhiều chủ quán vẫn gặp phải các lỗi vận hành tưởng đơn giản nhưng lại dẫn đến sai lệch dữ liệu, khiến Finanzamt dễ dàng đánh dấu bất thường. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ Bonpflicht 2025, những điểm chủ quán thường làm sai và cách bảo vệ quán khỏi rủi ro bị phạt.
1. Bonpflicht Và Vai Trò Của Bon Trong Kiểm Tra Kasse
Quy định Bonpflicht, áp dụng từ năm 2020, đặt ra yêu cầu rằng mọi giao dịch tại quán ăn, nhà hàng, tiệm nails hay cửa hàng bán lẻ đều phải được xuất Bon. Đây không chỉ là hóa đơn, mà còn là bằng chứng giao dịch đã được ghi nhận hợp lệ trong hệ thống Kasse và TSE.
Từ năm 2025, các cuộc kiểm tra Kassen-Nachschau được thực hiện với tần suất nhiều hơn, tập trung vào sự khớp nhau giữa doanh thu – Bon – TSE – DSFinV-K. Chỉ cần một giao dịch không có Bon, hoặc Bon không khớp dữ liệu thực tế, quán có thể bị xếp vào diện rủi ro và bị kiểm tra sâu hơn.
Điều này khiến việc vận hành theo đúng Bonpflicht trở nên vô cùng quan trọng, đặc biệt với những cửa hàng có lượng khách lớn hoặc mô hình đa kênh như ăn tại chỗ, mang về, Lieferando, thanh toán tiền mặt và thẻ.
2. Bonpflicht 2025 – Những Điểm Bổ Sung Mà Chủ Quán Cần Biết
Nhiều chủ quán nghĩ rằng chỉ cần in Bon là đủ. Tuy nhiên, Bonpflicht 2025 yêu cầu nhiều hơn thế. Bon chỉ hợp lệ khi:
- Được tạo từ hệ thống Kasse có TSE còn hạn và hoạt động bình thường.
- Dữ liệu giao dịch được ghi đầy đủ vào DSFinV-K.
- Thông tin trên Bon khớp với dữ liệu lưu trong máy.
- Các giao dịch hủy, trả món, đổi phương thức thanh toán cũng phải tạo Bon tương ứng.
Ngoài ra, từ năm 2025 cơ quan thuế chú trọng hơn vào Bon điện tử. Chủ quán có thể cung cấp Bon QR, Bon qua email hoặc Bon giấy – nhưng phải đảm bảo luôn có khả năng cung cấp bản Bon hợp lệ.
3. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi In Bon Khiến Chủ Quán Bị Phạt
Điều khiến nhiều chủ quán bất ngờ là phần lớn sai sót không đến từ phần mềm Kasse, mà đến từ thao tác con người. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất:
3.1. Không Tạo Bon Cho Những Giao Dịch Nhỏ
Nhiều quán bỏ qua Bon cho những giao dịch vài euro, đặc biệt khi bán takeaway hoặc bán thêm sản phẩm nhỏ như đồ uống, topping, nước sốt. Tuy nhiên, Bonpflicht không phân biệt giao dịch lớn hay nhỏ — tất cả đều phải có Bon.
Lỗi này dẫn đến sự chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu được ghi trong DSFinV-K.
3.2. Bon Và Giao Dịch Thực Tế Không Khớp
Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất là khi số tiền ghi trên Bon khác với số tiền thu từ khách. Sự lệch này có thể đến từ:
- Điều chỉnh giá thủ công
- Thay đổi order nhưng không sửa lại bill
- Thu sai tiền rồi sửa miệng mà không sửa trong hệ thống
Khi dữ liệu gửi qua TSE không trùng với thực thu, Finanzamt xem đây là dấu hiệu rủi ro.
3.3. Không Tạo Bon Cho Hủy Món, Trả Món, Hoặc Hoàn Tiền
Nhiều quán hủy món trực tiếp trên máy hoặc thu lại sản phẩm từ khách nhưng không tạo Bon Storno (bon hủy). Điều này khiến dữ liệu doanh thu lệch so với thực tế.
Trong kiểm tra, cán bộ thuế chỉ cần so sánh TSE và Bon để phát hiện số liệu bất thường.
3.4. Bon Tạo Sau Khi Đã Quyết Toán Cuối Ngày (Z-Bon)
Một lỗi rất phổ biến:
- Chủ quán đóng Z-Bon khi vẫn còn bàn đang mở
- Nhân viên vẫn tạo Bon mới sau khi Z-Bon đã xuất
- Hoặc sửa giao dịch cũ sau khi đã quyết toán
Kết quả: dữ liệu TSE lệch hoàn toàn so với báo cáo ngày. Đây là lỗi dẫn đến mức phạt khá nặng.
3.5. Bon Không Thể Cung Cấp Lại Khi Cơ Quan Thuế Yêu Cầu
Bon giấy có thể bị thất lạc. Bon điện tử thì một số quán không lưu trữ đúng hoặc không biết cách xuất lại. Theo Bonpflicht, quán phải đảm bảo có thể trích xuất lại Bon khi kiểm tra.
Nếu không, quán bị xem là không tuân thủ quy định lưu trữ.
4. Chuẩn Bị Hệ Thống Kasse Để Đáp Ứng Bonpflicht 2025
Để giảm rủi ro, chủ quán nên thực hiện một số bước chuẩn hóa hệ thống Kasse.
4.1. Kiểm Tra TSE Và DSFinV-K
TSE phải còn hạn và hoạt động ổn định. DSFinV-K phải thể hiện đầy đủ từng dòng giao dịch, từng Bon. Nếu thiếu dữ liệu hoặc dữ liệu trùng lặp, cần kiểm tra lại thiết lập.
4.2. Nhắc Nhở Nhân Viên Tạo Bon Cho Mọi Giao Dịch
Đặc biệt lưu ý những tình huống dễ sai:
- Khách đổi từ mang đi sang ăn tại chỗ
- Giảm giá không ghi rõ trên Bon
- Thu tiền mặt nhưng tạo Bon thanh toán thẻ
- Thu tiền tại bàn nhưng quên xác nhận thanh toán trên máy
Một thao tác nhỏ sai cũng tạo ra lệch dữ liệu lớn.
4.3. Kiểm Soát Cuối Ngày Trước Khi Xuất Z-Bon
Chủ quán nên yêu cầu nhân viên:
- Kiểm tra tất cả bàn đã đóng
- Đảm bảo không còn đơn hàng đang mở
- Đối chiếu tổng Bon – tổng tiền mặt – tổng thanh toán thẻ
- Sau đó mới xuất Z-Bon
Cách làm này giúp dữ liệu TSE khớp tuyệt đối với doanh thu thực.
Bonpflicht 2025 không chỉ yêu cầu in Bon, mà quan trọng hơn là đảm bảo mọi Bon đều khớp với dữ liệu giao dịch thực tế. Khi chủ quán vận hành đúng quy trình, hệ thống Kasse minh bạch, TSE hoạt động chuẩn, quán sẽ luôn an toàn khi kiểm tra và tránh được những khoản phạt không đáng có. Việc hiểu và thực hiện đúng Bonpflicht không chỉ giúp tuân thủ luật, mà còn là cách quản lý doanh thu hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
