Trong hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán ăn, tiệm nails tại Đức, Z-Bon luôn được xem là “bản thu gọn” toàn bộ giao dịch trong ngày. Tuy nhiên, rất nhiều chủ quán chỉ in Z-Bon theo thói quen mà không kiểm tra kỹ nội dung bên trong. Điều này dẫn đến một thực tế đáng lo ngại: có những lỗi ẩn trên Z-Bon tưởng như nhỏ nhưng lại đủ khiến hệ thống Kasse bị đánh giá không đạt chuẩn, thậm chí gây rủi ro khi bị Finanzamt kiểm tra. Bài viết này giúp anh chị hiểu rõ những lỗi phổ biến liên quan đến Z-Bon, để từ đó chủ động kiểm tra và đảm bảo hệ thống vận hành đúng quy định KassenSichV – DSFinV-K.
1. Z-Bon là gì và vì sao Finanzamt đặc biệt chú ý đến Z-Bericht?
Z-Bon (hay Z-Bericht) không chỉ đơn thuần là bản tổng kết cuối ngày, mà còn là bằng chứng pháp lý cho toàn bộ hoạt động bán hàng của cơ sở kinh doanh. Trên mỗi Z-Bon, cơ quan thuế có thể nhìn thấy doanh thu, thuế suất, các giao dịch sửa/hủy, các hình thức thanh toán, chu kỳ hoạt động của Kasse và tính toàn vẹn dữ liệu của TSE.
Vì vậy, khi một Z-Bericht không đầy đủ thông tin hoặc thể hiện dấu hiệu thiếu minh bạch, Finanzamt có cơ sở nghi ngờ rằng hệ thống đang vận hành sai chuẩn, hoặc thậm chí có dấu hiệu bỏ doanh thu. Đây cũng là lý do các cuộc kiểm tra gần đây trở nên khắt khe hơn, đặc biệt ở các ngành có nhiều giao dịch tiền mặt như nhà hàng và nails.
2. Những lỗi Z-Bon chủ quán thường không nhận ra nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ
2.1. Số Z-Bon không liên tục – dấu hiệu lớn nhất khiến Finanzamt nghi ngờ dữ liệu
Trong quá trình tổng kết, nhiều chủ quán không đối chiếu Z-Nummer giữa các ngày, dẫn đến tình trạng số Z-Bon bị nhảy, bị trùng hoặc bị thiếu. Mỗi lần Z-Bon được in ra, hệ thống phải tăng số thứ tự theo đúng chu kỳ. Khi dữ liệu không liên tục, đó là dấu hiệu của việc Kasse hoạt động không chuẩn hoặc có sự can thiệp vào dữ liệu bán hàng. Đối với Finanzamt, đây là một trong những dấu hiệu mạnh nhất để đánh giá rằng doanh thu có khả năng bị bỏ sót hoặc bị xóa.
Việc không kiểm tra Z-Nummer thường xuyên là nguyên nhân phổ biến khiến chủ quán bị đặt câu hỏi khi kiểm tra, dù bản thân họ không cố ý thao túng hệ thống. Chỉ riêng chi tiết này đã đủ khiến quá trình kiểm tra trở nên phức tạp hơn.
2.2. Thiếu thời gian bắt đầu, kết thúc ngày bán hàng khiến Z-Bon mất giá trị kiểm tra
Z-Bon chuẩn luôn phải thể hiện thời gian Startzeit và Endzeit. Hai thông số này cho thấy rõ thời điểm Kasse mở và đóng ca ngày hôm đó. Tuy nhiên, có nhiều hệ thống Kasse cũ, hoặc Kasse không chuẩn, không ghi nhận đầy đủ hai mốc thời gian này. Khi thiếu Startzeit hoặc Endzeit, cơ quan thuế không thể xác minh được quá trình bán hàng trong ngày có xuyên suốt hay bị ngắt quãng, từ đó đánh giá rằng hệ thống không tuân thủ KassenSichV.
Tệ hơn, trong một số trường hợp, việc thiếu thời gian có thể dẫn đến nghi vấn rằng có giao dịch diễn ra ngoài giờ hệ thống ghi nhận, hoặc dữ liệu bị can thiệp thủ công. Đây là điểm mà nhiều chủ quán hoàn toàn không biết, nhưng lại bị hỏi đến đầu tiên trong buổi kiểm tra.
2.3. Giao dịch Storno không được ghi nhận, nguyên nhân khiến doanh thu bị nghi gian lận
Một lỗi đặc biệt nguy hiểm là nhiều máy tính tiền cho phép xoá đơn hoặc hủy giao dịch mà không tạo record Storno rõ ràng trên Z-Bon. Khi đó, giao dịch hoàn trả hoặc hủy bị “biến mất” khỏi bản tổng kết cuối ngày, làm cho Z-Bericht không phản ánh đúng thực tế.
Đối với Finanzamt, việc không có record Storno tương đương với việc xoá doanh thu trái phép. Chủ quán có thể hoàn toàn không biết nhân viên đã xoá đơn như thế nào, hoặc hệ thống máy tính tiền không hỗ trợ lưu vết đúng chuẩn. Dù nguyên nhân là gì, Z-Bon không hiển thị Storno vẫn bị đánh giá là không minh bạch và không đạt chuẩn DSFinV-K.
2.4. Doanh thu bị gộp chung – không tách riêng hình thức thanh toán
Một lỗi phổ biến nhưng ít người để ý là việc Z-Bon gộp mọi giao dịch vào một con số tổng mà không phân biệt các hình thức thanh toán. Khi tất cả tiền mặt, thanh toán thẻ, Gutschein, PayPal hoặc SumUp đều nằm chung một mục, Z-Bericht không còn đủ thông tin để cơ quan thuế phân tích dòng tiền.
Điều này dẫn đến ba hệ quả: Z-Bon bị xem là không đáp ứng tiêu chuẩn DSFinV-K, cơ quan thuế không xác minh được tỷ lệ thanh toán bằng tiền mặt, và toàn bộ dữ liệu được xem là thiếu minh bạch. Tại các ngành Barumsatz cao, đây là yếu tố rủi ro khiến nhiều chủ quán bị yêu cầu giải trình dù mọi giao dịch đều hợp lệ.
Để tránh rủi ro này, hệ thống Kasse phải luôn tách rõ từng hình thức thanh toán và hiển thị chúng đầy đủ trên Z-Bon theo đúng quy định.
2.5. Không tách Umsatz theo từng mức thuế , Z-Bon mất hiệu lực pháp lý
Một Z-Bon chuẩn phải thể hiện rõ doanh thu theo từng mức thuế: 0%, 7% và 19%. Tuy nhiên, rất nhiều cơ sở sử dụng máy cũ hoặc máy không đạt chuẩn khiến Z-Bericht chỉ hiển thị tổng doanh thu mà không tách theo thuế suất.
Trong mắt Finanzamt, đây là lỗi nghiêm trọng vì họ không thể đối chiếu lại doanh thu thực tế với mức thuế phải nộp. Điều này dễ dẫn đến nghi vấn sai lệch thuế suất, kê khai thiếu hoặc tính toán sai doanh thu. Một Z-Bon thiếu phân loại thuế gần như không có giá trị kiểm tra, và cơ sở kinh doanh có thể bị yêu cầu xuất dữ liệu DSFinV-K ngay lập tức.
3. Vì sao các lỗi Z-Bon nhỏ lại gây rủi ro lớn cho chủ quán?
Z-Bon là tài liệu mà Finanzamt đọc đầu tiên khi kiểm tra, vì nó phản ánh mọi chuyển động bán hàng trong ngày. Chỉ cần một lỗi nhỏ – mất số, thiếu thời gian, không có Storno, gộp doanh thu, hoặc thiếu phân loại thuế – cũng đủ làm cơ quan thuế nghi ngờ rằng Kasse không đạt chuẩn hoặc dữ liệu không minh bạch. Khi đó, chủ quán rất dễ bị yêu cầu kiểm tra chuyên sâu, thậm chí đối mặt với các rủi ro lớn hơn liên quan đến thuế và pháp lý.
Nhiều chủ quán chỉ phát hiện các lỗi này sau khi nhận được thư kiểm tra – tức là đã quá muộn. Trong bối cảnh kiểm tra Kasse ngày càng siết chặt ở Đức, việc kiểm tra Z-Bon mỗi ngày chính là cách bảo vệ an toàn cho cơ sở kinh doanh.
Kết luận
Z-Bon không chỉ là bản tổng kết đơn giản mà là tài liệu pháp lý quan trọng chứng minh sự minh bạch trong kinh doanh. Việc hiểu rõ các lỗi thường gặp và kiểm tra Z-Bericht thường xuyên giúp chủ quán tránh được rủi ro không đáng có khi Finanzamt kiểm tra. Để đảm bảo hệ thống Kasse luôn đạt chuẩn DSFinV-K – KassenSichV, anh chị nên sử dụng các giải pháp máy tính tiền được chứng nhận và có khả năng xuất Z-Bon đầy đủ, rõ ràng, minh bạch.
