Từ tháng 2025, luật Kassennachschau tại Đức sẽ được siết chặt hơn, khiến nhiều chủ quán ăn, nhà hàng, tiệm nails… lo lắng trước nguy cơ bị kiểm tra đột xuất từ Finanzamt. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong việc thiết lập hoặc vận hành Kassensystem, bạn có thể bị đánh giá là gian lận, bị phạt tiền, thậm chí bị khóa hoạt động kinh doanh.
Để hiểu rõ tại sao năm 2025 lại là mốc thời gian then chốt, trước hết chúng ta cần quay lại khái niệm cơ bản: Kassennachschau thực chất là gì và vì sao nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của từng quán ăn, nhà hàng, hay tiệm nails tại Đức?
1. Kassennachschau là gì và vì sao 2025 quan trọng?
Từ 01/06/2025, Đức chính thức siết chặt quy định về E-Rechnung (hóa đơn điện tử bắt buộc trong nhiều giao dịch B2B) và yêu cầu đồng bộ dữ liệu Kassensystem với hệ thống tài chính qua Mein ELSTER.
Điểm khác biệt so với trước đây:
- Kassennachschau không chỉ dừng ở việc kiểm tra Kassenbon hay doanh thu nhập sổ, mà còn đối chiếu dữ liệu điện tử với chuẩn GoBD và DSFinV-K.
- Finanzamt sẽ tập trung nhiều hơn vào tính liên tục của dữ liệu, khả năng trích xuất báo cáo tức thì, và hiệu lực của TSE (Technische Sicherheitseinrichtung).
- Các lỗi tưởng nhỏ như thiếu Protokoll khi sửa dữ liệu hoặc không gửi báo cáo đúng định dạng đều có thể trở thành bằng chứng vi phạm.
Rõ ràng, Kassennachschau 2025 không chỉ là một cuộc kiểm tra ngẫu nhiên mà còn là “bài test” để chứng minh hệ thống Kassensystem của bạn minh bạch và hợp pháp. Vậy chủ quán cần chuẩn bị những gì để vượt qua kiểm tra mà không lo bị phạt? Cùng đi vào checklist quan trọng dưới đây.
2. Checklist quan trọng khi Kassennachschau 2025
Đây chính là những điểm mà cơ quan thuế sẽ soi rất kỹ trong năm 2025.
2.1 E-Rechnung – hóa đơn điện tử chuẩn 2025
- Từ 06/2025, nhiều giao dịch B2B bắt buộc phải phát hành E-Rechnung theo định dạng chuẩn châu Âu (XRechnung hoặc ZUGFeRD).
- Kassensystem của bạn cần tích hợp khả năng xuất – lưu trữ – gửi hóa đơn điện tử đúng chuẩn.
- Nếu bạn vẫn chỉ in hóa đơn giấy hoặc PDF thông thường → không còn hợp lệ trong nhiều trường hợp.
2.2 Đăng ký và kết nối Mein ELSTER
- Mein ELSTER không chỉ để khai thuế, mà còn là cổng kết nối dữ liệu Kassensystem với Finanzamt.
- Doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản, kích hoạt chữ ký số và sẵn sàng cho việc truyền dữ liệu định kỳ.
- Thiếu bước này → dù Kasse có chuẩn TSE, bạn vẫn bị coi là không tuân thủ kết nối dữ liệu.
2.3 TSE – bộ nhớ bảo mật chống gian lận
TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) là thành phần bắt buộc từ 2020, nhưng đến 2025, Finanzamt sẽ thắt chặt kiểm tra tình trạng hoạt động và hạn sử dụng.
Cần đảm bảo:
- TSE vẫn còn hiệu lực (không hết hạn 5 năm).
- Tất cả giao dịch đều được ký điện tử bởi TSE.
- Có thể xuất báo cáo TSE ngay khi được yêu cầu.
2.4 Dữ liệu GoBD & DSFinV-K
- Finanzamt sẽ yêu cầu trích xuất dữ liệu theo chuẩn DSFinV-K, một định dạng bắt buộc để kiểm tra điện tử.
- Đồng thời, toàn bộ dữ liệu phải tuân thủ GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).
- Nếu Kasse của bạn không xuất ra file DSFinV-K → gần như chắc chắn bị coi là vi phạm.
2.5 Protokoll – nhật ký điều chỉnh
- Mọi thay đổi trong Kassensystem (storno, rabatt, điều chỉnh doanh thu…) phải có lý do, dấu thời gian, người thực hiện và được lưu vào Protokoll.
- Finanzamt khi kiểm tra sẽ đặc biệt soi vào khoản giảm giá, hủy đơn, đổi trả.
- Nếu thiếu Protokoll rõ ràng → nguy cơ bị đánh giá là cố tình gian lận.
3. Rủi ro nếu Kassensystem không đạt chuẩn 2025
Nhiều chủ quán nghĩ chỉ cần có TSE là đủ. Nhưng Kassennachschau 2025 không chỉ kiểm tra máy mà còn xem toàn bộ dữ liệu và quy trình. Nếu hệ thống thiếu chuẩn, hậu quả sẽ nối tiếp nhau.
Trường hợp thường gặp nhất là không xuất được DSFinV-K. Khi đó, Finanzamt có thể ấn định doanh thu theo giả định, thường cao hơn thực tế. Chủ quán vừa phải nộp thuế oan, vừa chịu thêm phụ phí và lãi chậm nộp.
Nếu TSE hết hạn, mọi giao dịch không còn chữ ký điện tử hợp lệ. Điều này tạo ngay nghi ngờ gian lận, nhất là ở nhà hàng, Imbiss dùng tiền mặt nhiều. Cửa hàng dễ bị đưa vào danh sách kiểm tra lại nhiều lần.
Sai sót nhỏ cũng thành vấn đề. Không in Z-Bon mỗi ngày, không lập chứng từ Entnahme hay Storno tùy tiện đều bị coi là thiếu minh bạch. Một khi bị chú ý, quán khó thoát khỏi vòng lặp kiểm tra sâu và Betriebsprüfung.
4. Giải pháp an toàn cho Restaurant, Imbiss, Nails từ 2025
Để yên tâm với Kassennachschau 2025, cần chuẩn bị cả kỹ thuật lẫn quy trình. Trước hết, nâng cấp Kassensystem có đủ DSFinV-K, E-Rechnung và kết nối Mein ELSTER. Đây là nền tảng để chứng minh tính hợp lệ.
TSE phải được theo dõi định kỳ và thay mới khi gần hết hạn. Một TSE vô hiệu vài ngày cũng có thể biến thành rủi ro lớn. Chủ quán nên thiết lập cảnh báo tự động để không bỏ sót thời hạn.
Nhân viên cần được huấn luyện thao tác Storno và Rabatt đúng cách. Giá gốc, giá khuyến mãi, voucher và tip phải hạch toán rõ ràng. Kassensturz cuối ca cần thực hiện đều đặn, có chứng từ giải thích mọi chênh lệch.
Dữ liệu phải lưu trữ đủ 10 năm và an toàn. Nhiều quán còn chuẩn bị sẵn “túi khẩn cấp”: USB sạch để xuất DSFinV-K, danh sách Z-Bon, cùng hướng dẫn một trang khi gặp thanh tra. Nhờ đó, quán chủ động và không lúng túng.
Tuân thủ không chỉ để tránh phạt mà còn giúp quán vận hành minh bạch. Khi mọi bước trở thành thói quen, Kassennachschau 2025 không còn là nỗi sợ, mà là cơ hội chứng minh sự chuyên nghiệp của cửa hàng.
Kassennachschau 2025 là thử thách lớn nhưng cũng là cơ hội để chủ kinh doanh vận hành minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Bạn có chắc Kassensystem của mình đã đủ chuẩn 2025? Nếu chưa, hãy liên hệ Next Kasse để được kiểm tra và tư vấn miễn phí.
