Trong ngành Gastronomie, karte (menu đồ ăn – đồ uống) không chỉ là danh sách món mà còn là nền tảng quyết định dữ liệu doanh thu, thuế suất và độ chính xác của toàn bộ hệ thống Kasse. Tuy nhiên, nhiều chủ quán vẫn thiết lập karte theo thói quen, dẫn đến giá bán không đồng bộ, thuế suất sai, bon lệch dữ liệu và bị đánh dấu rủi ro trong kiểm tra thuế.
Bài viết này giúp bạn hiểu rõ cách thiết lập karte đúng chuẩn, những sai lầm thường gặp và phương pháp tối ưu hóa để Kasse vận hành mượt mà hơn.
1. Vì Sao Karte Quan Trọng Trong Kiểm Tra Kasse?
Trong kiểm tra Kassen-Nachschau, cơ quan thuế sẽ so sánh cấu trúc karte, giá của từng món, thuế suất, Bon, dữ liệu TSE và DSFinV-K. Chỉ một lỗi nhỏ như thuế suất thiết lập sai, topping không tách mã hay giá bán không đồng nhất giữa các thiết bị cũng đủ khiến toàn bộ dữ liệu doanh thu bị xem là thiếu tin cậy.
Một karte chuẩn giúp nhân viên thao tác nhanh, bon in đúng, DSFinV-K khớp số liệu và đặc biệt quan trọng khi nhà hàng phục vụ cả ăn tại chỗ, mang đi, bán qua Lieferando hoặc thanh toán nhiều hình thức khác nhau.
2. Thiết Lập Karte/Menu – Những Nguyên Tắc Phải Tuân Thủ
2.1. Cấu Trúc Karte Rõ Ràng, Dễ Nhìn
Một karte chuẩn nên được chia theo nhóm món rõ ràng thay vì dồn tất cả vào một màn hình. Ví dụ, món khai vị đi một khu vực, món chính ở khu vực khác, đồ uống tách riêng, sushi tách riêng, các món tráng miệng và menu trưa nằm thành các vùng riêng biệt. Khi menu cho mang đi có giá hoặc thuế suất khác, bạn cũng nên có một khu riêng cho takeaway thay vì gộp chung.
Cấu trúc rõ ràng đảm bảo nhân viên không nhầm lẫn khi thao tác, đặc biệt vào giờ cao điểm.
2.2. Thuế Suất Đúng Từng Món
Một trong những lý do khiến karte sai lệch là thuế suất không được cấu hình đúng. Đồ ăn tại chỗ, mang đi và đồ uống có những mức thuế khác nhau. Khi chủ quán dùng chung một mã món cho nhiều hình thức bán hàng, dữ liệu DSFinV-K sẽ không phản ánh đúng thực tế và dễ bị xem là bất thường.
2.3. Đồng Bộ Giá Bán Trên Tất Cả Thiết Bị
Nhiều quán thay đổi giá trên một máy nhưng quên cập nhật trên các máy khác. Kết quả là Bon in ra mỗi nơi một kiểu, doanh thu báo về hệ thống không khớp và TSE ghi dữ liệu mâu thuẫn. Một karte đúng chuẩn yêu cầu mọi thay đổi giá phải được đồng bộ toàn hệ thống.
2.4. Topping, Extra, Combo Phải Tách Riêng
Một lỗi phổ biến là để nhân viên cộng tay topping hoặc gộp topping vào giá món chính. Đây là nguyên nhân tạo ra bon sai, thuế sai và báo cáo không minh bạch. Mỗi topping hoặc phần thêm cần có mã Artikel riêng trong karte, giúp hệ thống ghi nhận đúng doanh thu và hỗ trợ kiểm tra thuế thuận lợi.
3. Những Sai Lầm Khi Thiết Lập Karte Khiến Chủ Quán Bị Đánh Dấu Rủi Ro
Sai thường gặp nhất là dùng một Artikel cho quá nhiều món, khiến không thể phân biệt doanh thu từng sản phẩm và thuế suất cũng không chính xác. Một lỗi khác là giá giữa các máy không đồng nhất, dẫn đến bon in sai. Ngoài ra, nhiều chủ quán bỏ qua việc tách karte riêng cho Eat-in và Takeaway, trong khi thuế suất của hai loại này không giống nhau. Một số quán dùng tên món không thống nhất khiến báo cáo bị phân mảnh và khó truy xuất khi kiểm tra.
Những chi tiết nhỏ này đều khiến dữ liệu trở nên thiếu tin cậy trong mắt Finanzamt.
4. Checklist Karte/Menu Chuẩn 2025
Một karte đúng chuẩn cần đáp ứng các yếu tố:
Cấu trúc rõ ràng theo nhóm món, thuế suất đúng từng sản phẩm, giá bán đồng bộ toàn hệ thống, topping tách thành Artikel riêng, phân tách Eat-in và Takeaway, tên món thống nhất và bon hiển thị chính xác.
5. Cách Chuẩn Hóa Karte Để Đảm Bảo Kasse Hoạt Động Chính Xác
Chủ quán nên kiểm tra lại thuế suất và nhóm món định kỳ, đồng bộ giá bán giữa các thiết bị, tránh để nhân viên chọn nhầm Artikel. Việc đào tạo nhân viên cách thao tác đúng trên Kasse là cực kỳ quan trọng, đặc biệt với quán có menu phức tạp. Cuối cùng, bạn nên rà soát karte theo tháng hoặc quý, đặc biệt nếu quán thường xuyên cập nhật món mới, đổi giá hoặc có menu theo mùa.
Karte đúng chuẩn không chỉ giúp quán vận hành nhanh và mượt hơn, mà còn đảm bảo dữ liệu minh bạch khi kiểm tra thuế. Việc cấu hình đúng ngay từ bước thiết lập giúp tránh sai thuế, tránh bon lệch, hạn chế phạt và tạo nền tảng cho việc mở rộng hệ thống sau này.
